arhivske građe i registraturskog materijala van arhiva
Osnovne odredbe
Član 1.
Ovim pravilnikom propisuju se uslovi čuvanja i zaštite i druge obaveze imalaca arhivske građe i registraturskog materijala van arhiva, a naročito obezbeđenje:
- mikroklimatskih, hemijsko-bioloških i fizičkih uslova čuvanja,
- prostorija i opreme,
- stručnog kadra.
Član 2.
Pod imaocima arhivske građe i registraturskog materijala podrazumevaju se imaoci u smislu člana 7. st. 1-4. Zakona o arhivskoj delatnosti (u daljem tekstu: Zakon).
Član 3.
Imaoci arhivske građe i registraturskog materijala dužni su da arhivsku građu i registraturski materijal čuvaju u sređenom i bezbednom stanju do predaje Arhivu Republike Srpske.
Pod sređenim stanjem podrazumeva se poredak arhivske građe i registraturskog materijala predviđenim propisima ili opštim aktima o sistemu kancelarijskog poslovanja imalaca.
Pod bezbednim stanjem podrazumeva se čuvanje arhivske građe i registraturskog materijala od oštećenja, uništenja i nestajanja.
Uslovi čuvanja, prostorije i oprema
Član 4.
Imaoci arhivske građe i registraturskog materijala dužni su da osiguraju mikroklimatske, hemijsko-biološke i fizičke uslove za zaštitu arhivske građe i registraturskog materijala od štetnog delovanja temperature, vlage, svetlosti, zračenja, prašine, mikroorganizama, insekata, glodara i fizičkih oštećenja.
Član 5.
Mikroklimatski uslovi za prostorije u kojima se čuva arhivska građa i registraturski materijal su vrednosti temperature vazduha od 10 do 15 C i relativne vlažnosti vazduha od 50 do 60%.
Mikroklimatski uslovi za čuvanje arhivske građe i registraturskog materijala na nekonvencionalnim nosačima podataka (magnetni zapisi, filmske trake, mikroforme, diskovi i dr.) su vrednosti temperature vazduha od 10 do 15 C i relativne vlažnosti vazduha od 55%.
Prilikom čuvanja materijala iz prethodnog stava ovog člana imaoci su dužni da se pridržavaju mera i uputstava koje je propisao proizvođač.
Član 6.
Imaoci su dužni da arhivsku građu i registraturski materijal zaštite od direktnog delovanja sunčevog svetla, odnosno da u arhivskim prostorijama koriste tzv. hladne" izvore svetlosti.
Član 7.
Imaoci su dužni da redovno vrše dezinfekciju, dezinsekciju i deratizaciju prostorija za smeštaj arhivske građe i registraturskog materijala.
Član 8.
Imaoci arhivske građe i registraturskog materijala dužni su da osiguraju odgovarajuće prostorije za smeštaj arhivske građe i registraturskog materijala.
Pod odgovarajućim prostorijama podrazumevaju se prostorije:
- koje su suve i zračne,
- koje su udaljene od izvora otvorenog plamena i od prostorija u kojima su uskladištene lako zapaljive materije,
- u kojima nema vodovodnih, kanalizacionih, plinskih i elektro inastalacija i uređaja centralnog grejanja bez odgovarajuće zaštite, uključujući i zaštitu od nadiranja podzemnih i nadzemnih voda.
Pod arhivskim prostorijama podrazumevaju se pisarnica i arhivski depo.
Pisarnica je prostorija u kojoj se čuvaju rešeni akti i predmeti najduže do isteka naredne godina od dana kada su akti i predmeti rešeni.
Arhivski depo je prostorija u kojoj se čuvaju rešeni akti i predmeti poslije isteka roka iz prethodnog stava.
Član 9.
U slučaju izvođenja građevinskih, zanatskih i drugih radova u arhivskim prostorijama, kao i u slučaju njihovog čišćenja, ne smeju se koristiti sredstva ni postupci koji mogu biti štetni po arhivsku građu i registraturski materijal (upotreba otvorenog plamena, korišćenje agresivnih hemijskih sredstava i zapaljivih materijala, preterano vlaženje i sl.).
Član 10.
Prostorije u kojima se čuvaju arhivska građa i registraturski materijal moraju biti snabdevene dovoljnim brojem vatrogasnih aparata za suvo gašenje požara.
Član 11.
Pristup u arhivske prostorije omogućava se samo zaduženim radnicima i ovlašćenim licima.
Član 12.
Imaoci arhivske građe i registraturskog materijala obezbeđuju arhivsku opremu pod kojom se podrazumevaju: fascikli, registratori i kutije (u daljem tekstu: registraturske jedinice čuvanja), stalaže, ormari, kase i kontejneri, higrometri, termometri, vatrogasni aparati za suvo gašenje požara i drugi uređaji za kontrolu i održavanje uslova za smeštaj i čuvanje arhivske građe i registraturskog materijala.
Stalaže, ormari, kase i kontejneri su od metala ili drugog materijala otpornog na vatru i vodu.
Član 13.
Arhivska građa i registraturski materijal smeštaju se u odgovarajuće registraturske jedinice čuvanja i odlažu na stalaže, u ormare, kase ili kontejnere.
Donja polica stalaže mora od poda prostorije biti udaljena najmanje 15 cm.
Stručni radnici
Član 14.
Stručni radnik je lice osposobljeno za obezbeđenje fizičko-tehničke zaštite, sređivanja i popisa arhivske građe i registraturskog materijala, za odabiranje arhivske građe i izdvajanje registraturskog materijala kojem su istekli rokovi čuvanja, kao i za predaju arhivske građe nadležnom arhivu.
Član 15.
Stručni radnik mora imati najmanje srednju stručnu spremu i položen stručni ispit u Arhivu Republike Srpske.
Opšti akti o sistemu kancelarijskog poslovanja
Član 16.
Imaoci arhivske građe i registraturskog materijala donose opšte akte o sistemu svog kancelarijskog poslovanja kojima se naročito uređuju sledeća pitanja:
- način vođenja kancelarijskog poslovanja i odlaganja svršenih akata i predmeta,
- način i rokovi predaje akata i predmeta u arhivu,
- interna dostava predmeta,
- rokovima u kojima će se vršiti izdvajanje registraturskog materijala kojem su istekli rokovi čuvanja,
- predaja arhivske građe nadležnom arhivu.
Sastavni i obavezni deo opšteg akta o sistemu kancelarijskog poslovanja je lista kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja na čiju primjenu daje saglasnost Arhiv Republike Srpske.
Prelazne i završne odredbe
Član 17.
Stupanjem na snagu ovog pravilnika prestaje da se primenjuje Pravilnik o uslovima i rokovima čuvanja registraturskog materijala i arhivske građe, kao i odabiranja arhivske građe iz registraturskog materijala ("Službeni list SR BiH", broj 41/88).
Član 18.
Ovaj pravilnik stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u "Službenom glasniku Republike Srpske".