Na osnovu člana 70. Zakona o državnoj upravi ("Službeni glasnik Republike Srpske" broj 11/94) donosim

I - Opšte odredbe

Član 1.

Pravilnikom o uslovima i načinu korišćenja arhivske građe i knjižnog fonda u Arhivu Republike Srpske (u daljem tekstu: Pravilnik, Arhiv) uređuje se korišćenje arhivske građe i knjižnog fonda u Arhivu, a naročito:

• postupak podnošenja zahtjeva za korišćenje arhivske građe i knjižnog fonda,
• uslovi, način i ograničenja u pogledu korišćenja arhivske građe,
• postupak za izdavanje uvjerenja, oblik i sadržaj uvjerenja,
• obaveze Arhiva,
• odgovornost radnika.

Član 2.

Arhivska građa i knjižni fond dostupni su javnosti pod uslovima i na način utvrđen zakonom i ovim pravilnikom.

II - Korišćenje arhivske građe i knjižnog fonda

Član 3.

Arhivska građa može se koristiti u naučne, kulturne i druge društvene svrhe samo ako je obrađena, te ako je istekao rok koji sporazumno utvrde Arhiv i predavalac arhivske građe.
Rok iz prethodnog stava ne može biti duži od 30 godina od dana nastanka arhivske građe. Rokovi se računaju od dana završetka pojedinih predmeta.
Građa nastala u radu organa unutrašnjih poslova i odbrane može da se koristi po isteku 50 godina od njenog nastanka.

Član 4.

Odobrenje za korišćenje arhivske građe daje načelnik Sektora za sređivanje i obradu arhivske građe na osnovu pismenog zahtjeva korisnika.
Strani državljani koriste arhivsku građu u saglasnosti s međunarodnim ugovorima koje je naša zemlja zaključila i na osnovu faktičkog reciprociteta, a na osnovu odobrenja koje daje direktor Arhiva po pismenom zahtjevu korisnika.
Izuzetak u smislu stava 2. ovog člana predstavlja odobrenje koje je stranom državljaninu izdalo Ministarstvo nauke i kulture Republike Srpske.
Korišćenje podataka imovinskopravne prirode stranim državljanima ili njihovim zastupnicima omogućava se putem redovnih organa uprave i pravosuđa.
U pogledu ostalih uslova, strani državljani uživaju prava predviđena zakonom i opštim aktima Arhiva za građane Republike Srpske.
Na građane Republike Srpske koji istražuju građu za potrebe stranih državljana, organizacija i institucija primjenjuju se odredbe stavova 2, 3. i 4. ovog člana.

Član 5.

Zahtjev za korišćenje građe odbiće se u potpunosti ili djelimično:

• ako se osnovano može očekivati izazivanje značajne štete po interese odbrane i sigurnosti, kao i javne bezbjednosti Republike Srpske, sprečavanje kriminala i svako otkrivanje kriminala, zaštite procesa donošenja odluke od strane javnog organa u davanju mišljenja, savjeta ili preporuka od strane javnog organa, zaposlenog lica u javnom organu, ili svakog lica koje vrši aktivnosti za ili u ime javnog organa, a ne obuhvata činjenične, statističke, naučne ili tehničke informacije;
• ako se utvrdi da uključuje povjerljive komercijalne interese treće strane, u kom slučaju će se treća strana informisati o davanju na uvid ovih informacija i zatražiti od nje da u u roku od 15 dana u pismenoj formi obavijesti Arhiv da li takve informacije smatra povjerljivim i navede razloge za štetu koja bi proistekla iz objavljivanja informacija;
• kada se opravdano utvrdi da tražene informacije uključuju lične interese koji se odnose na privatnost trećeg lica (npr. podaci iz kaznenih evidencija, usvojenja, razvodi brakova i sl.) ;
• ako stvaralac, darodavac, deponent ili prodavac postave pismena ograničenja u tom smislu;
• ako se građa može koristiti samo pod posebnim uslovima;
• ako je građa nesređena ili ako je u toku njeno sređivanje;
• ako je građa publikovana, mikrofilmovana ili skenirana;
• ako je građa u tako lošem stanju da postoji opasnost od njenog daljeg oštećenja prilikom korišćenja.

Član 6.

Prije isteka rokova iz stava 2. i 3. člana 3. ovog pravilnika organi, ustanove i organizacije, čijim je radom arhivska građa nastala, a ukoliko ovih nema sam Arhiv, mogu dati dozvolu za njeno korišćenje na zahtjev naučnih ustanova i organizacija.
Građu iz prethodnog stava Arhiv može koristiti bez ikakvog odobrenja, ako ona služi za izdavanje uvjerenja građanima u svrhu ostvarivanja njihovih ličnih prava.

Član 7.

Informacije o arhivskoj građi, uslovima i načinu njenog korišćenja daju načelnik Sektora za sređivanje i obradu arhivske građe ili radnik na poslovima informisanja, a informacije o knjižnom fondu daje bibliotekar.

Član 8.

Arhivska građa i knjižni fond izdaju se na korišćenje na osnovu pismenog zahtjeva koji je korisnik dužan da podnese najmanje jedan dan prije početka istraživanja.
Zahtjev sadrži: ime, prezime i adresu korisnika, broj identifikacionog dokumenta, državljanstvo, profesiju i mjesto zaposlenja korisnika, naziv teme koju obrađuje, svrhu istraživanja, podatke o tome u čije ime i za čiji račun vrši istraživanje.
Postupak iz prethodnog stava primjenjuje se i na lica koja korisnik angažuje da mu pomažu pri radu u čitaonici.

Član 9.

Izbor arhivske građe za istraživanje korisnik vrši na osnovu registra fondova i zbirki, kao i drugih informativnih sredstava predviđenih Pravilnikom o evidencijama koje vodi Arhiv Republike Srpske.

Član 10.

Prije početka istraživanja radnik na poslovima informisanja odnosno bibliotekar pružiće na uvid korisniku ovaj pravilnik i Uputstvo o radu čitaonice.

Član 11.

Arhivska građa trebuje se na osnovu reversa koji korisnik ispunjava u dva primjerka i predaje radniku na poslovima informisanja.
Revers sadrži ime i prezime korisnika, signaturu građe (naziv fonda, godinu, kutiju, fascikl, redni broj i sl.), datum prijema i datum vraćanja građe. Radnik na poslovima informisanja vratiće korisniku pogrešno, nepotpuno ili nečitko popunjen revers.

Član 12.

Po prijemu građe korisnik potpisuje revers.
Za uredno vraćenu građu korisnik se razdužuje reversom koji potpisuje radnik na poslovima informisanja odnosno bibliotekar.

Član 13.

Arhivska građa i knjižni fond koriste se isključivo u čitaonici Arhiva.
Pristup u depoe dozvoljen je radnicima u čitaonici, odnosno licima koja ih zamjenjuju i načelniku Sektora za sređivanje i obradu arhivske građe. Ostali radnici Arhiva imaju pravo pristupa u depoe samo uz prisustvo radnika čitaonice.
Korisnicima i drugim licima zabranjen je pristup u depoe.

Član 14.

Korisniku se u toku dana može najviše izdati:

• 5 kutija, odnosno poveza građe,
• 5 knjiga, odnosno svezaka iz biblioteke,
• 50 fotografija ili plakata.

Član 15.

Korisnik može zadržati građu mjesec dana. Ovaj rok može se produžiti za još jedan mjesec novim reversom.
Ista registraturska ili bibliotečka jedinica može se samo jednom prenijeti na novi revers, a potom se vraća u depo.
Korisnik je može ponovo trebovati tek po isteku 3 mjeseca od dana vraćanja.

Član 16.

Ako korisnik izdatu građu ili knjižni fond ne koristi 7 dana uzastopno, ovi se vraćaju u depo.

Član 17.

Istraživač je dužan da vrati na prvobitno mjesto svaki pregledani dokument i da o prestanku istraživanja obavijesti radnika na poslovima informisanja odnosno bibliotekara.
Radnik na poslovima informisanja odnosno bibliotekar dužni su da po završenom istraživanju pregledaju građu i izvrše njeno sravnjenje.

Član 18.

Arhivska građa i knjižni fond ne mogu se iznositi van službenih prostorija Arhiva.
Izuzetno od odredbe prethodnog stava, načelnik Sektora za sređivanje i obradu arhivske građe može odobriti iznošenje građe i knjižnog fonda van službenih prostorija uz prisustvo odgovornog radnika i to za vrijeme koje je neophodno da bi se izvršilo fotokopiranje, mikrofilmovanje, skeniranje, ovjera prepisa i slično.

Član 19.

Trebovana građa ne može se izdati drugom korisniku, a informativna sredstava i knjižni fond mogu, ali samo u vrijeme odsustva istraživača koji ih koristi.

Član 20.

Uskratiće se odnosno ograničiti pravo korišćenja arhivske građe i knjižnog fonda korisnicima koji se ne pridržavaju uslova za njeno korišćenje predviđenih zakonom i ovim pravilnikom.
Odluku iz prethodnog stava ovog člana donosi načelnik Sektora za sređivanje i obradu arhivske građe. Protiv odluke iz stava 2. ovog člana korisnik može podnijeti prigovor direktoru Arhiva. Odluka donesena po prigovoru je konačna.

Član 21.

Korisnik koji je za svoju publikaciju djelimično ili u potpunosti koristio građu Arhiva dužan je da to u publikaciji i naznači, a ako je građu citirao, dužan je da navede i signaturu.
Istraživač koji publikuje svoje radove u potpunosti ili djelimično na osnovu građe Arhiva, dužan je da Arhivu ustupi jedan primjerak svoje publikacije (knjige, članka u listu ili časopisu, referata, maturskog ili diplomskog rada i sl.).
Zabraniće se korišćenje građe korisnicima koji postupe protivno odredbama stavova 1. i 2. ovog člana.

Član 22.

Jednom godišnje Arhiv izdaje bilten u kojem se navode imena istraživača i građa koju obrađuju.

Član 23.

Odgovorni radnici u čitaonici dužni su da uredno vode evidencije o korisnicima arhivske građe i knjižnog fonda.

III - Izdavanje uvjerenja

Član 24.

Arhiv je dužan da na zahtjev državnih organa, pravnih, građanskopravnih i fizičkih lica izdaje uvjerenja i druge isprave o činjenicama sadržanim u arhivskoj građi.

Član 25.

Uvjerenje o potvrđivanju činjenica sadržanih u arhivskoj građi izdaje se, po pravilu, na pismeni zahtjev stranke. Zahtjev mora:

• biti napisan na jednom od zvaničnih jezika Bosne i Hercegovine,
• sadržavati dovoljno podataka u vezi sa prirodom i/ili sadržajem traženih činjenica,
• sadržavati ime podnosioca zahtjeva kao i podatke za kontakt sa njim.

Član 26.

Ako Arhiv nije u mogućnosti da udovolji zahtjevu zbog nedostatka formalnih uslova iz stava 2, 3, 4. i 5. prethodnog člana, najkasnije u roku od 8 dana od dana prijema zahtjeva pismeno će se obavijestiti podnosilac zahtjeva kada je takvo obavještavanje moguće, da zahtjev ne može biti obrađen iz navedenog razloga.
Ovim dopisom podnosilac zahtjeva pozvaće se da u roku od 15 dana otkloni nedostatke, a sadržavaće i sve neophodne informacije za kontakte.
Za zahtjeve koji nisu u skladu sa odredbom al. 2. stava 2. člana 25. ovog pravilnika, obavještenje iz prethodnog stava takođe će sadržavati sva specifična pitanja koja mogu razjasniti zahtjev, kao i kopiju vodiča iz člana 42. ovog pravilnika.

Član 27.

Ako Arhiv nije nadležan u pogledu primljenog zahtjeva, ovaj će se dostaviti na nadležnost drugom javnom organu, o čemu će se podnosilac zahtjeva pismeno obavijestiti.

Član 28.

Sva izdata uvjerenja obavezno se evidentiraju u djelovodnom protokolu.

Član 29.

Uvjerenje se izdaje istog dana kada je stranka zatražila izdavanje uvjerenja, a najkasnije u roku od 15 dana. Rješenjem će se odbiti zahtjev u svim slučajevima kada stranka traži uvjerenje o činjenicama o kojima se ne vodi službena evidencija, kao i kada traži uvjerenje o određenim činjenicama, a činjenično stanje utvrđeno uvidom u arhivsku građu je drugačije. Ne mogu se izdavati uvjerenja na osnovu memoarske građe, saslušanja, izjava svjedoka, štampe i publikacija. Arhiv ne može davati tumačenja dokumenata ili podataka sadržanih u dokumentima.

Član 30.

Zahtjevi za izdavanje uvjerenja zaprimaju se u pisarnici Arhiva, gdje se provjerava da li je Arhiv nadležan da rješava po zahtjevu, te da li zahtjev sadrži sve bitne činjenice neophodne za njegovo rješavanje.
Ovlašćeni radnik može od podnosioca zahtjeva zatražiti da isti dopuni.

Član 31.

Primopredaja zahtjeva za izdavanje uvjerenja između radnika Arhiva obavlja se internom dostavnom knjigom.

Član 32.

Odgovorni radnik koji utvrđuje podatke potrebne za izdavanje uvjerenja dužan je da iste tačno utvrdi uz navođenje izvora iz kojih su podaci uzeti, ispiše ih na poleđini zahtjeva ili na posebnom papiru koji se priključuje zahtjevu, napiše kada je podatke provjerio i stavi svoj potpis.

Član 33.

Radnik koji utvrđuje podatke potrebne za izdavanje uvjerenja zatražiće od podnosioca zahtjeva da dopuni zahtjev ukoliko smatra da bi novi podaci mogli doprinijeti utvrđivanju činjeničnog stanja.

Član 34.

Sadržina uvjerenja mora biti adekvatna činjenicama sadržanim u dokumentima na osnovu kojih se izdaje uvjerenje.
Ne mogu se vršiti nikakve ispravke grešaka ili propusta organa koji je činjenice upisao u dokument.

Član 35.

Uvjerenje se izrađuje u dva primjerka od kojih se jedan dostavlja stranci, a drugi čuva u pisarnici Arhiva.
Ako stranka zatraži da joj se izda više primjeraka, ovlašćeni radnik uputiće ga nadležnom organu uprave da sačini i ovjeri traženi broj kopija.

Član 36.

Uvjerenje u pogledu forme i sadržine ima sljedeće elemente:

• naziv izdavaoca uvjerenja, broj djelovodnog protokola i datum izdavanja,
• navod po čijem se zahtjevu uvjerenje izdaje,
• pravni osnov za izdavanje uvjerenja,
• oznaku uvjerenje kao opšti zakonski naziv,
• kratak, jasan, potpun i tačan opis činjenica koje se potvrđuju ili navode u uvjerenju,
• navode na osnovu koje se službene evidencije izdaje uvjerenje (naziv evidencije, broj stranice, godinu za koju se vodi i slično),
• potpis direktora Arhiva.

Član 37.

Podnosilac zahtjeva mora se potpuno obavijestiti u vezi sa svojim zahtjevom, a ako to zahtijeva, mora mu se omogućiti uvid u dokumente iz kojih su podaci izvađeni.
Stranka ima pravo na fotokopiju ili prepis dokumenta uz obavezu da snosi odgovarajuće troškove. Visina troškova unaprijed se saopštava stranci.

Član 38.

Ukoliko se radi o nečitkom tekstu, oštećenom dokumentu i slično, stranci će se izdati fotokopija dokumenta ili će se pozvati ovlašćeno lice organa odnosno organizacije koja traži uvjerenje da izvrši vještačenje i utvrdi činjenice.

Član 39.

Ako stranka zahtijeva ovjeru prepisa ili fotokopije dokumenta, Arhiv će to uraditi na taj način što će na pogodnom mjestu prepisa ili fotokopije ispisati tekst:
"Potvrđuje se da je prepis-fotokopija vjeran originalnom dokumentu koji se čuva u ovom Arhivu".

IV - Postupak po žalbi

Član 40.

U slučaju odbijanja zahtjeva za pristup arhivskoj građi ili zahtjeva za izdavanje uvjerenja o činjenicama sadržanim u arhivskoj građi, Arhiv donosi rješenje. Protiv rješenja iz prethodnog stava ovog člana podnosilac zahtjeva ima pravo žalbe. Žalba se podnosi direktoru Arhiva u roku od 15 dana po prijemu rješenja. Rješenje doneseno po žalbi je konačno.

V - Obaveze Arhiva

Član 41.

Arhiv preduzima sve redovne mjere pomoći svakom fizičkom, građanskopravnom ili pravnom licu koje traži da ostvari bilo koje pravo u smislu ovog pravilnika.

Član 42.

Arhiv će donijeti vodič za korisnike koji sadrži informacije potrebne za obraćanje Arhivu i radniku na poslovima informisanja, bitne elemente postupka za podnošenje zahtjeva, zajedno sa uzorkom zahtjeva u pisanoj formi, informacije o kategorijama izuzetaka, postupku pristupa informacijama, troškovima umnožavanja, pristupu pravnom lijeku i svim bitnim rokovima.
Vodič je besplatan, a dostupan je na zahtjev.

Član 43.

Arhiv dostavlja Ministarstvu nauke i kulture tromjesečne statističke podatke koji se odnose na broj primljenih zahtjeva, vrstu traženih informacija, utvrđene izuzetke, odluke koje se donesu u toku postupka, te konačne odluke, kao i na ostala pitanja u vezi sa zahtjevima za pristup arhivskoj građi ili zahtjevima za izdavanje uvjerenja.
Izvještaj iz prethodnog stava ovog člana dostupan je na zahtjev.

VI - Odgovornost radnika

Član 44.

Radnik čini težu povredu radne dužnosti ukoliko:

• izda na korišćenje arhivsku građu bez odobrenja ili protivno odobrenju načelnika Sektora za sređivanje i obradu arhivske građe ili direktora (član 4);
• bez posebnog odobrenja direktora izda na korišćenje nesređenu arhivsku građu (član 5);
• neovlašćeno daje informacije o arhivskoj građi, uslovima i načinu njenog korišćenja (član 7);
• izda na korišćenje arhivsku građu ili knjižni fond bez uredno popunjenog i potpisanog reversa (član 11);
• omogući korišćenje arhivske građe i knjižnog fonda van čitaonice (član 13 stav 1);
• omogući neovlašćenim licima pristup u depoe (član 13 stav 2);
• ne izvrši sravnjenje građe po završenom istraživanju (član 17);
• iznese ili drugom omogući iznošenje arhivske građe i knjižnog fonda van službenih prostorija bez odobrenja ili protivno odobrenju načelnika Sektora za sređivanje i obradu arhivske građe (član 18);
• uredno ne vodi evidencije o korisnicima arhivske građe i knjižnog fonda (član 23);
• izdato uvjerenje ne evidentira u djelovodnom protokolu (član 28);
• netačno ili nepravilno utvrdi podatke potrebne za izdavanje uvjerenja (član 32).

VII PRELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE

Član 45.

U roku od 30 dana od dana stupanja na snagu ovog pravilnika direktor Arhiva donijeće Uputstvo o radu čitaonice Arhiva i vodič.

Član 46.

Izmjene i dopune ovog pravilnika vrše se na način i po postupku predviđenom za njegovo donošenje.

Član 47.

Tumačenje odredaba ovog pravilnika daje direktor Arhiva.

Član 48.

Ovaj pravilnik stupa na snagu osmog dana od dana donošenja.

Član 49.

Stupanjem na snagu ovog pravilnika prestaje da se primjenjuje Pravilnik o uslovima i načinu korišćenja arhivske građe i knjižnog fonda u Arhivu Republike Srpske, broj 010-200/99 od 29. marta 1999. godine.