Udruženje arhivskih radnika Republike Srpske osniva se kao slobodno, dobrovoljno, samostalno i nestranačko udruženje građana.

Arhivska građa predstavlja dio kulturne baštine našeg naroda, ali i dio svjetske kulturne baštine. Ona predstavlja dragocjeno i nezamjenjivo svjedočanstvo bez kojeg ne bismo mogli ništa saznati o našoj vlastitoj prošlosti, kao ni prošlosti drugih naroda. Bez poznavanja prošlosti ostala bi nam samo nepotpuno razumljiva sadašnjost.

Arhivi predstavljaju memoriju svijeta, a arhivska građa identifikuje državu. Uvažavajući činjenicu da je Arhiv Republike Srpske republička upravna organizacija, spoznali smo da to, pored niza dobrih strana, ima i jednu lošu stranu. Ona se ogleda u izvjesnim ograničenjima koja su karakteristična za državne organe. Formirajući Udruženje i uključujući u njega članove različitih struka, očekujemo da ćemo svestranije uočavati probleme i na raspolaganju imati mnogo šire mogućnosti za akcije koje imaju jedan krajnji cilj - zaštitu arhivske građe.

U svom djelovanju Udruženje će djelovati u skladu sa opšteprihvaćenim načelima, standardima i praksom.

Udruženje organizovano i kontinuirano, preko svojih organa i članova, djeluje na sprovođenju sljedećih programskih ciljeva i zadataka:

1. unapređenju i razvoju arhivistike i arhivske djelatnosti u Republici Srpskoj
2. stručnom usavršavanju i osposobljavanju članova Udruženja
3. popularizaciji arhivske djelatnosti i razvijanju svijesti o značaju arhivske građe i arhivske djelatnosti
4. saradnje sa nadležnim organima vlasti i drugim zainteresovanim subjektima na pripremi zakonskih i podzakonskih propisa i preduzimanju drugih mjera u vezi sa unapređenjem i razvojem arhivske djelatnosti
5. saradnje sa srodnim udruženjima, organizacijama i ustanovama u zemlji i inostranstvu
6. zaštiti strukovnih i drugih interesa članova Udruženja.

1. Unapređenje i razvoj arhivistike i arhivske djelatnosti u Republici Srpskoj

Polazeći od činjenice da je arhivska djelatnost u Republici Srpskoj nedovoljno razvijena, članovi Udruženja ulagaće napore da doprinesu razvoju arhivistike i arhivske djelatnosti u Republici Srpskoj.

Potrebno je podsjetiti se da je u proteklom periodu u Republici Srpskoj donesen čitav niz propisa iz oblasti zaštite arhivske građe i registraturskog materijala.

Ipak, i pored postojanja pomenutih propisa i svijesti o značaju arhivske građe i njene zaštite, može se konstatovati da se u proteklom periodu nije učinilo sve što se moglo ili trebalo učiniti. Ratni i poratni period donijeli su višegodišnju stagnaciju u razvoju arhivistike i arhivske djelatnosti, tako da se ukazuje kao neophodnost preduzimanje niza mjera koje će im povratiti raniji ugled i olakšati dostizanje svjetskih standarda.

Članovi će se zalagati za ispravne postupke čuvanja zapisa tokom njihovog životnog ciklusa i sarađivati sa imaocima arhivske građe kod upotrebe novih oblika i postupaka upravljanja informacijama. Osiguravaće se da postojeći informacioni i arhivski sistemi od samog početka uključuju odgovarajuće postupke koji omogućavaju da se vrijedni zapisi sačuvaju.

Udruženje će nastojati da stekne povjerenje najšire javnosti u arhivsku struku uspostavljajući pravila ponašanja visokog profesionalnog nivoa i odgovornosti.

2. Stručno usavršavanje i osposobljavanje članova Udruženja

Članovi Udruženja ulagaće napore da razvijaju svoja stručna znanja i sposobnosti, nastojeći da osiguraju da oni za čije su obrazovanje ili obuku zaduženi budu osposobljeni da kompetentno obavljaju svoje zadatke.

Udruženje će samostalno ili u saradnji sa srodnim asocijacijama u neposrednom okruženju ili svijetu, organizovati najrazličitije vidove eduakcije svojih članova i svih drugih lica koja rade na poslovima zaštite arhivske građe.
Edukacija će se vršiti putem seminara, savjetovanja, simpozijuma, okruglih stolova, stručnih ekskurzija i sl. Naročita pažnja posvetiće se izdavanju stručnih glasila i publikacija.

3. Popularizacija arhivske djelatnosti i razvijanje svijesti o značaju arhivske građe i arhivske djelatnosti

Popularizacija arhivske djelatnosti i razvijanje svijesti o značaju arhivske građe i arhivske djelatnosti svakodnevni je zadatak članova Udruženja. U ostvarivanju ovog zadatka članovi će ukazivati na potrebu čuvanja integriteta arhivske građe, jer ona samo na taj način predstavlja trajno i pouzdano svjedočanstvo prošlosti.

Članovi će širiti misao o potrebi čuvanja vjerodostojnosti zapisa u toku svih postupaka u vezi sa zaštitom arhivske građe.

Poticaće se korišćenje arhivske građe u najvećoj mogućoj mjeri, a u okvirima koje određuju politika ustanova za zaštitu građe, poštovanje zakonskih odredbi i propisa, prava pojedinaca i sporazumi sa davaocima. Širiće se saznanje da arhivska građa govori o najvažnijim državnim, ekonomskim, političkim i drugim interesima Republike Srpske, i, što je vrlo značajno, da daleko prevazilazi granice užih lokalnih područja na kojima nastaje, odnosno da arhivska građa ima opšti značaj.

S tim u vezi, arhivsku djelatnost potrebno je uvesti u planirani sistem obavezne dokumentacione službe u državi, što arhivsku djelatnost na izvjestan način odvaja od ostalih kulturnih djelatnosti.

Arhivska građa ima značaj za istoriju i druge naučne oblasti, za kulturu uopšte i za druge društvene potrebe. Arhivska građa je dobro kulturno-istorijskog nasljeđa. Građa je državno i nacionalno dobro, pa zato i mora biti na brizi države radi njenih obaveza prema nacionalnim dobrima.

Arhivska građa nastala je radom i djelovanjem prošlih i sadašnje generacije, a namijenjena je sadašnjoj i budućim generacijama. Njen je značaj neprocjenjiv sa stanovišta zaštite državnih i nacionalnih interesa, a s tim u vezi su i obaveze koje država preuzima u cilju njene zaštite.

Arhivska građa ima trajnu i nezamjenjivu ulogu u zaštiti i ostvarivanju ličnih i imovinskih prava građana. Ova funkcija arhivske građe sve više dobija na značaju uporedo sa procesom razvoja demokratije u društvu i veoma aktuelnim pitanjem poštovanja i ostvarivanja ljudskih i građanskih prava pojedinca.

Popularizacija arhivske djelatnosti i podizanje građanske svijesti o značaju i potrebi čuvanja arhivske građe naročito će se vršiti organizovanjem prigodnih izložbi i publikovanjem arhivske građe.

4. Saradnja sa nadležnim organima vlasti i drugim zainteresovanim subjektima na pripremi zakonskih i podzakonskih propisa i preduzimanje drugih mjera u vezi sa unapređenjem i razvojem arhivske djelatnosti

Članovi Udruženja odupiraće se svakom pritisku, ma od koga on dolazio, a koji ima za cilj manipulisanje svjedočanstvima, prikrivanje ili iskrivljavanje činjenica. U tom cilju ostvarivaće se potrebna saradnja sa nadležnim organima vlasti i svim drugim zainteresovanim subjektima.

Pružaće se potrebna pomoć svim zainteresovanim subjektima u svim slučajevima preuzimanja zapisa sumnjivog porijekla jer ovi, čak i kada su veoma zanimljivi, potiču nezakonitu trgovinu. Pružaće se stručna pomoć kolegama i službama nadležnim za gonjenje lica osumnjičenih za krađu ili uništenje arhivske građe.

Aktivno će se djelovati na suzbijanju nerazumnih ograničenja korišćenja građe, uz nastojanje da se ograničenja primjenjuju jednako i pravedno.

Takođe, djelovaće se u pravcu prihvatanja ograničenja korišćenja s privremenim trajanjem. Sva pravila utvrđena u trenutku preuzimanja arhivske građe potrebno je strogo primjenjivati, ali, u interesu, liberalizacije pristupa, djelovaće se u pravcu novog dogovaranja uslova korišćenja kada se okolnosti promijene.

Posebna pažnja obratiće se na činjenicu da je posljednjih godina došlo do silnog narastanja broja novih, nekonvencionalnih oblika arhivske građe - elektronskih zapisa, pa je potrebno obezbijediti i njihova adekvatnu zakonsku zaštitu.

5. Saradnja sa srodnim udruženjima, organizacijama i ustanovama u zemlji i inostranstvu

Članovi Udruženja pojačaće saradnju i izbjegavati sukobe sa svojim kolegama, te aktivno djelovati na rješavanju poteškoća potičući na poštovanje arhivističkih standarda i profesionalne etike.

Saradnja sa predstavnicima drugih srodnih struka odvijaće se u duhu međusobnog poštovanja, uvažavanja i razumijevanja.

Svrha saradnje je usklađivanje mogućnosti i potreba sadašnjeg stepena razvoja ove djelatnosti u Republici Srpskoj sa međunarodnim dostignućima i standardima.

Saradnja mora doprinijeti smanjivanju profesionalne izolacije arhivista i arhiva, većoj pristupačnosti i otvorenosti arhiva i jednakopravnom korišćenju arhivske građe u kulturne, naučne i druge sruštvene svrhe.

Sarađujući sa srodnim asocijacijama Udruženje će njegovati principe otvorenosti, principijelnosti, ravnopravnosti i uvažavanja nužnih specifičnosti, a razvijaće se i vlastiti modeli saradnje sa Evropskim savjetom arhiva i Međunarodnim arhivskim vijećem.

6. Zaštita strukovnih i drugih interesa članova Udruženja

Članovi Udruženja suzdržavaće se od bilo kakve djelatnosti koja bi mogla štetiti profesionalnom integritetu, objektivnosti i nepristrasnosti svih članova, kao i kolega koji rade na zaštiti arhivske građe i registraturskog materijala u registraturama.

Nastojaće se da svi koji rade na zaštiti arhivske građe ne vuku iz svoje djelatnosti nikakvu materijalnu ili drugu ličnu korist koja bi mogla biti na štetu Udruženja, arhivskih ustanova, korisnika arhivske građe ili kolega.

Uložiće se potrebni napori da članovi Udruženja i drugi kojima je zaštita arhivske građe profesionalno opredjeljenje, ne sudjeluju u trgovini zapisima kao privatne osobe i za vlastitu korist.

Korišćenje arhivskih fondova za lična istraživanja i objavljivanje članovi Udruženja koristiće pod jednakim uslovima kao i ostali korisnici i neće iz svoga članstva u Udruženju vući bilo kakvu korist ili povlastice. Članovi Udruženja neće dopustiti da njihov lični interes za istraživanje ili objavljivanje arhivske građe dođe u sukob sa profesionalnim zadacima na zaštiti građe radi kojih su eventualno zaposleni.

Članovi Udruženja neće dopustiti nikome izvan arhivističke struke da se miješa u njihov posao i zadatke.

Članovi će se starati da privatnost pravnih i fizičkih lica, jednako kao i državna bezbjednost, budu zaštićeni bez uništavanja informacija, a posebno u slučajevima elektronskih arhiva gdje su promjene i brisanje podataka uobičajena praksa. Djelovaće se u pravcu poštovanja privatnosti lica koja su stvorila zapise, kao i onih na koje se zapisi odnose, a posebno kada ta lica nemaju uticaja na odluke o korišćenju i raspolaganju arhivskom građom.