Član 18.

Arhivska građa evidentira se po jedinstvenoj metodologiji koju utvrđuje Arhiv Republike Srpske.

Član 19.

Arhivska građa prikuplja se preuzimanjem, kupovinom, razmenom, poklonom i zaveštanjem.

Član 20.

Preuzimanje arhivske građe vrši se primopredajom između imaoca i stvaraoca arhivske građe i nadležnog arhiva.
Arhivska građa predaje se popisana i u sređenom stanju, sa pismenim mišljenjem njenog imaoca o načinu i uslovima korišćenja te građe.

Član 21.

Arhivska građa u svojini Republike Srpske koja se nalazi kod imaoca i stvaraoca predaje se nadležnom arhivu najkasnije po isteku 30 godina od njenog nastanka, ukoliko postoje uslovi za njeno preuzimanje.
Rok iz stava 1. ovog člana može se skratiti ili produžiti sporazumom između imaoca i nadležnog organa.
Imalac je dužan i poslije isteka roka iz stava 1. ovog člana da čuva arhivsku građu dok je ne preuzme nadležni arhiv.
Arhivska građa u svojini Republike Srpske koja se nalazi kod građansko-pravnog i fizičkog lica predaje se nadležnom arhivu, pod uslovima iz stava 1. ovog člana.

Član 22.

Bliži propis o načinu primopredaje arhivske građe između imalaca arhivske građe i nadležnog arhiva donosi Ministarstvo, po prethodno pribavljenom mišljenju Arhiva Republike Srpske.

Član 23.

Arhivska građa stručno se obrađuje primenom jedinstvenog načina obrade koju utvrđuje Arhiv Republike Srpske.

Član 24.

Registraturski materijal i arhivska građa nastali u radu organa narodne odbrane i organa unutrašnjih poslova čuvaju se kod tih organa do roka koji oni odrede. Opštim aktom tih organa određuju se uslovi i način korišćenja arhivske građe.
Arhiv Republike Srpske vrši kontrolu zaštićenosti i evidentiranja registraturskog materijala i arhivske građe iz stava 1. ovog člana.
Registraturski materijal i arhivska građa koji su nastali u radu imaoca, a odnose se na poslove i zadatke narodne odbrane i civilne zaštite čuvaju se kod tih imalaca. Opštim aktom tih imalaca određuju se uslovi i način čuvanja, sređivanja, korišćenja i uništenja registraturskog materijala i arhivske građe tih imalaca.

Član 25.

Arhivska građa može se koristiti za naučne, obrazovno-vaspitne, kulturne, poslovne i druge društvene potrebe u rokovima i pod uslovima koje sporazumno utvrde nadležni arhiv i imaoci, s tim da ti rokovi ne mogu biti duži od 30 godina od dana nastanka arhivske građe.
Arhivska građa koja se koristi u svrhe iz stava 1. ovog člana mora biti u sređenom stanju.
Izuzetno Vlada Republike Srpske može odrediti rokove duže od rokova utvrđenih u stavu 1. ovog člana, za korišćenje pojedine arhivske građe, s tim da ti rokovi ne mogu biti duži od 50 godina od dana nastanka arhivske građe.
Arhiv je dužan da omogući korišćenje arhivske građe pod uslovima propisanim ovim zakonom i svojim opštim aktom.
Arhiv Republike Srpske je dužan da korisnicima arhivske građe učini dostupnim uslove i način korišćenja te građe.

Član 26.

Arhivska građa od trajne vrednosti ne sme se uništiti i ako je kopirana.
Kopija arhivske građe snimljena u arhivima Savezne Republike Jugoslavije i stranim arhivima čuva se, po pravilu, u Arhivu Republike Srpske.

Član 27.

Građansko-pravno i fizičko lice iz člana 3. ovog zakona dužno je da arhivsku građu prijavi nadležnom arhivu i dostavi mu potrebne podatke za evidencije.
Za potrebe naučne i stručne obrade Arhiv može građu iz prethodnog stava snimati i preduzimati druge mere zaštite.
Arhiv vodi evidenciju arhivske građe koja se nalazi u svojini građana i građansko-pravnih lica za područje za koje je osnovan.
Postupak za upis u evidenciju iz stava 3. ovog člana može pokrenuti građanin, građansko-pravno lice, zainteresovani organ ili preduzeće i nadležni arhiv.

Član 28.

Arhivsku građu u privatnoj svojini građansko-pravno i fizičko lice ne može prodati niti na drugi način ustupiti stranom državljaninu.

Član 29.

Građansko-pravno i fizičko lice iz člana 3. ovog zakona ima pravo da proda arhivsku građu koja je u privatnoj svojini.
Pravo preče kupovine arhivske građe ima Arhiv Republike Srpske.

Član 30.

Imalac arhivske građe iz prethodnog člana koji namerava da tu građu proda dužan je da je ponudi nadležnom arhivu i da ga obavesti o uslovima prodaje.
Arhiv je dužan da u roku od 60 dana obavesti imaoca arhivske građe da li prihvata ponudu. Ako u ovom roku imalac arhivske građe ne bude obavešten smatraće se da ponuda nije prihvaćena.
Radnici Arhiva ne mogu za sebe niti za druga lica pribavljati arhivsku građu.
Ukoliko Arhiv ne želi da otkupi ponuđenu arhivsku građu, vlasnik arhivske građe može je nakon toga prodati drugom licu po ceni koja ne može biti niža od cene ponuđene arhivu.

Član 31.

Arhivska građa može se, uz saglasnost Arhiva Republike Srpske, privremeno iznositi u inostranstvo u svrhu izlaganja ekspertize i slično.
Kada se radi o arhivskoj građi od posebnog značaja za Republiku Srpsku, za njeno privremeno iznošenje u inostranstvo Arhiv Republike Srpske pribavlja saglasnost Ministarstva.
Saglasnostima iz stava 1. i 2. ovog člana određuju se uslovi čuvanja i rok u kome se arhivska građa mora vratiti u zemlju.

Član 32.

Arhiv Republike Srpske može sa drugim arhivima međusobno vršiti razmenu arhivske građe u svrhu popunjavanja svojih fondova i zbirki.
Razmena originalne arhivske građe sa inostranstvom može se vršiti samo uz saglasnost Ministarstva.

III - Arhiv Republike Srpske

Član 33.

Prava osnivača Arhiva Republike Srpske vrši Vlada Republike Srpske.
Prije osnivanja arhiva osnivač je dužan da razmotri i usvoji elaborat o društvenoj opravdanosti osnivanja arhiva.
Prije osnivanja elaborata iz prethodnog stava, osnivač je dužan pribaviti mišljenje Ministarstva. Izuzetno može se osnovati opštinski ili gradski arhiv, a osnivač je opština, odnosno grad na čijoj se teritoriji osniva arhiv.
Osnivač opštinskog ili gradskog arhiva dužan je razmotriti elaborat o društvenoj opravdanosti osnivanja arhiva uz prethodno pribavljeno mišljenje Arhiva Republike Srpske, a nakon usvajanja elaborata pribaviti i saglasnost Arhiva Republike Srpske.

Član 34.

Osnivač je dužan da se stara o obezbeđenju uslova za rad arhiva, finansiranju arhiva i razvoju arhivske delatnosti na području osnivača.

Član 35.

Arhiv se može osnovati i početi sa radom, odnosno obavljati arhivsku delatnost ako su pored opštih uslova ispunjeni i posebni uslovi i to:

• obezbeđena odgovarajuća arhivska građa;
• obezbeđena odgovarajuća prostorija i oprema za smeštaj, čuvanje i obradu arhivske građe;
• obezbeđena sredstva za osnivanje i početak rada;
• obezbeđen potreban broj stručnih radnika koji obavljaju stručne poslove u arhivu;
• obezbeđeni tehničko-zaštitni uslovi za čuvanje arhivske građe.

Član 36.

Arhiv može početi sa radom, odnosno obavljati arhivsku delatnost kada Ministarstvo utvrdi da su ispunjeni uslovi iz prethodnog člana.
Zahtev za utvrđivanje postojanja uslova za početak rada arhiva podnosi osnivač na čijem će području biti sedište arhiva.

Član 37.

Arhivi obavljaju sledeće poslove:

• vrše stručni nadzor nad čuvanjem i zaštitom registraturskog materijala i arhivske građe;
• vrše stručni nadzor nad odabiranjem arhivske građe iz registraturskog materijala;
• vode evidenciju o imaocima i stvaraocima registraturskog materijala i evidenciju o registraturskom materijalu i arhivskoj građi;
• vode knjige ulaznog inventara i inventara za pojedine fondove i zbirke;
• preduzimaju tehničke i tehnološke mere zaštite arhivske građe (kopiranje, konzervaciju, restauraciju i sl.);
• vrše istraživanje u svrhu kompletiranja arhivske građe;
• izrađuju naučno-informativna sredstva o arhivskoj građi;
• na zahtev republičkih organa, ustanova, preduzeća, društvenih i političkih organizacija, udruženja građana, građanskih pravnih i fizičkih lica, izdaju uverenja i druge isprave o činjenicama koje su sadržane u arhivskoj građi koju čuvaju u skladu sa Zakonom o opštem upravnom postupku;
• nalažu imaocu i stvaraocu registraturskog materijala i imaocu i stvaraocu arhivske građe da u određenom roku preduzmu mere za otklanjanje utvrđenih nedostataka i oštećenja na registraturskom materijalu i arhivskoj građi;
• pružaju stručnu pomoć imaocima i stvaraocima registraturskog materijala i imaocima i stvaraocima arhivske građe;
• objavljuju arhivsku građu, izdaju publikacije i stručne časopise o toj građi;
• organizuju predavanja, izložbe, simpozijume i druge oblike kulturno-obrazovne i naučno-istraživačke delatnosti;
• vrše stručno osposobljavanje imalaca registraturskog materijala i arhivske građe;
• vrše preuzimanje, kupovanje i razmenu arhivske građe.

Član 38.

Stručnom radniku arhiva koji vrši stručni nadzor u smislu odredaba člana 37., alineja 1, 2, 3. i 9. izdaje se odgovarajuća legitimacija.
Obrazac legitimacije propisuje direktor Arhiva Republike Srpske.

Član 39.

U okviru svoje delatnosti arhivi se mogu baviti i naučno-istraživačkim radom u skladu sa ovim zakonom i propisima o naučno-istraživačkoj delatnosti.

Član 40.

Pored poslova iz člana 37. ovog zakona Arhiv Republike Srpske obavlja i matične poslove arhivske delatnosti za teritoriju Republike Srpske.
U obavljanju matičnih poslova iz prethodnog stava Arhiv Republike Srpske:

• vrši stručni nadzor nad radom arhiva i radi na obrazovanju i usavršavanju radnika koji obavljaju stručne poslove u arhivima;
• prati i proučava stanje u arhivskoj delatnosti u Republici Srpskoj, priprema informativno-analitičke materijale i predlaže mere za dalji razvoj i unapređivanje te djelatnosti;
• bavi se naučno-istraživačkim radom iz oblasti arhivske delatnosti i objavljuje rezultate tog rada; organizuje i koordinira razmenu stručnih iskustava i saradnju između Arhiva Republike Srpske i Savezne Republike Jugoslavije i međunarodnu arhivsku saradnju;
• vodi evidenciju o arhivima;
• izrađuje metodska uputstva i normative za stručne poslove arhiva;
• mikrofilmuje arhivsku građu od posebnog značaja za Republiku Srpsku radi njene zaštite u slučaju rata ili neposredne ratne opasnosti;
• preuzima, čuva, obrađuje i vrši zaštitu filmova i filmskog materijala od istorijskog, umetničkog, kulturnog i naučnog značaja.

Član 41.

Arhiv Republike Srpske dužan je da omogući korišćenje filmova i drugog filmskog materijala iz prethodnog člana u obrazovne, kulturne i naučne svrhe, kao i za potrebe domaće filmske proizvodnje.
Arhiv Republike Srpske može se baviti i prikazivanjem filmova od istorijskog, umetničkog i naučnog značaja u obrazovne, kulturne i naučne svrhe.

Član 42.

Poslovi arhivske djelatnosti od posebnog značaja za Republiku Srpsku koje obavlja Arhiv Republike Srpske su poslovi iz člana 37. alineja 1. do 8. i člana 40. ovog zakona.

Član 43.

Stručne poslove u arhivima i Arhivu Republike Srpske obavljaju: arhivski manipulanti, arhivski tehničari, viši arhivski tehničari, arhivisti, viši arhivisti i arhivski savetnici.

Član 44.

Radnici koji obavljaju stručne arhivske poslove kod imaoca i stvaraoca arhivske građe dužni su da polože stručni ispit u Arhivu Republike Srpske u roku od godinu dana od dana stupanja na snagu ovog zakona.

Član 45.

Osnivač može ukinuti arhiv ako ne izvršava poslove radi kojih je osnovan ili ako ne ispunjava uslove propisane ovim zakonom.

Član 46.

Kada Ministarstvo utvrdi da arhiv ne ispunjava uslove za rad koji su propisani, odrediće rok u kojem je osnivač dužan otkloniti utvrđene nedostatke.
Ukoliko nedostaci ne budu otklonjeni u određenom roku, predložiće se osnivaču ukidanje arhiva.
Akt o ukidanju arhiva donosi osnivač.

Član 47.

Organ koji donese akt o ukidanju arhiva dužan je preduzeti sve potrebne mere za zaštitu registraturskog materijala i arhivske građe tog arhiva.

Član 48.

Direktora Arhiva Republike Srpske imenuje Vlada Republike Srpske.
Za direktora Arhiva Republike Srpske može biti imenovano lice koje ima završen fakultet društvenog smera, najmanje 3 godine radnog iskustva i objavljene radove iz arhivistike ili srodnih disciplina.

Član 49.

Direktora opštinskog, odnosno gradskog arhiva imenuje osnivač na predlog Arhiva Republike Srpske.
Pravilnikom se utvrđuju uslovi za imenovanje i razrešenje, a saglasnost na pravilnik daje osnivač.

Član 50.

Sredstva za obavljanje redovne delatnosti Arhiva Republike Srpske obezbeđuju se u budžetu Republike Srpske.
Dodatna sredstva Arhiv Republike Srpske može ostvarivati iz budžeta Republike Srpske na osnovu programa rada ili projektnih elaborata za naučno-istraživački rad, kulturno-obrazovnu delatnost i propagandnu arhivsku delatnost, kao i neposredno od korisnika usluga, donatorstvom i iz drugih izvora u skladu sa zakonom.

Član 51.

Nadzor nad provođenjem ovog zakona i propisa donesenih za njegovo provođenje vrši Vlada Republike Srpske putem resornih ministarstava.
Nadzor nad radom opštinskog, odnosno gradskog arhiva vrši Arhiv Republike Srpske i osnivač, na čijem je području sedište arhiva.

IV - Kaznene odredbe

Član 52.

Novčanom kaznom od 1.500 KM do 15.000 KM kazniće se za prekršaj arhiv, odnosno Arhiv Republike Srpske, ako:

1. ne učini dostupnim korisnicima arhivske građe uslove i način korišćenja te građe (član 25. stav 4.);
2. bez prethodne saglasnosti Ministarstva iznese u inostranstvo arhivsku građu od posebnog značaja za Republiku Srpsku (član 31. stav 2.);
3. vrši razmenu originalne arhivske građe sa inostranstvom bez odobrenja Ministarstva (član 32. stav 2.);
4. otpočne rad, odnosno obavlja arhivsku delatnost, a da Ministarstvo nije utvrdilo da su ispunjeni uslovi za početak rada arhiva, odnosno za vršenje arhivske delatnosti (član 35. stav 1.);

Član 53.

Novčanom kaznom od 1.000 KM do 10.000 kazniće se za prekršaj svi imaoci i stvaraoci arhivske građe i registraturskog materijala, ako:

1. ne donesu pravilnik o sistemu kancelarijskog poslovanja (član 12. alineja 1.);
2. ne vode evidenciju registraturskog materijala, ne sređuju i ne čuvaju taj materijal (član 12. alineja 2.);
3. ne utvrde listu kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja i ne pribave saglasnost nadležnog arhiva (član 12. alineja 3.);
4. ne vrše godišnje odabiranje arhivske građe (član 12. alineja 4.).

Član 54.

Novčanom kaznom od 200 KM do 10.000 KM kazniće se za prekršaj svi imaoci i stvaraoci arhivske građe i registraturskog materijala, ako:

1. otuđe registraturski materijal i arhivsku građu u svojini Republike građanskom pravnom i fizičkom licu (član 7. stav 5.);
2. ne planiraju i ne provode mere zaštite registraturskog materijala i arhivske građe u slučaju vanrednih prilika, rata ili neposredne ratne opasnosti (član 12. alineja 5. i član 17. alineja 3. );
3. ne dostave nadležnom arhivu potrebne podatke za evidencije koje arhiv vodi (član 12. alineja 6. i član 17. alineja 4. );
4. ne čuvaju, ne sređuju, ne evidentiraju i ne održavaju arhivsku građu u bezbednom stanju (član 17. alineja 1.);
5. ne omoguće nadležnom arhivu pregled arhivske građe i preduzimanje mera zaštite arhivske građe, kao i stručnu obradu i kopiranje ove građe (član 17. alineja 2.);
6. bez odobrenja Arhiva Republike Srpske privremeno iznesu u inostranstvo arhivsku građu, odnosno u određenom roku tu građu ne vrate u zemlju (član 31. stav 1. i 3.);
7. u utvrđenom roku ne predaju nadležnom arhivu registraturski materijal i arhivsku građu koji su nastali do 15. maja 1945. godine (član 13. i 57.).

Član 55.

Novčanom kaznom od 200 KM do 15.000 KM kazniće se za prekršaj građansko-pravno lice, ako:

1. ne prijavi nadležnom arhivu arhivsku građu i ne dostavi mu potrebne podatke za evidenciju (član 27. stav 1.);
2. proda arhivsku građu u privatnoj svojini stranom državljaninu (član 28.);
3. ne ponudi arhivu arhivsku građu koju namerava da proda (član 30. stav 1.).
4. Za prekršaj iz prethodnog stava kazniće se i odgovorno lice u građanskom pravnom licu novčanom kaznom od 500 KM do 3.000 KM.

V - Prelazne i završne odredbe

Član 56.

Arhiv Republike Srpske dužan je da uskladi svoju organizaciju, odnosno poslovanje sa odredbama ovog zakona, u roku od jedne godine od dana njegovog stupanja na snagu.

Član 57.

Imaoci i stvaraoci dužni su da registraturski materijal i arhivsku građu, iz člana 13. ovog zakona, predaju nadležnom arhivu, u roku od jedne godine od dana stupanja na snagu ovog zakona.

Član 58.

Ministarstvo nauke i kulture doneće propis iz člana 16. ovog zakona, u roku od jedne godine od dana stupanja na snagu ovog zakona.
Ministar nauke i kulture doneće propise iz člana 22. i člana 35. stav 2. ovog zakona, u roku iz prethodnog stava.

Član 59.

Do donošenja propisa iz člana 16. i 22. i člana 35. stav 2. ovog zakona primenjivaće se:

1. Pravilnik o uslovima za osnivanje i početak rada arhiva ("Službeni list SR BiH", broj 37/88);
2. Pravilnik o uslovima i rokovima čuvanja registraturskog materijala i arhivske građe, kao i odabiranje arhivske građe iz registraturskog materijala ("Službeni list SR BiH", broj 41/88);
3. Uputstvo o načinu primopredaje arhivske građe između imalaca arhivske građe i nadležnog arhiva ("Službeni list SR BiH", broj 41/88).

Član 60.

Stupanjem na snagu ovog zakona prestaje da se primenjuje Zakon o arhivskoj delatnosti ("Službeni list SR BiH", broj 21/87).

Član 61.

Ovaj zakon stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u "Službenom glasniku Republike Srpske".